Rhyddid Gwybodaeth

Datganiad Polisi

Trosolwg

  1. Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth (FOIA) 2000 yn darparu mynediad cyhoeddus at wybodaeth a gedwir gan gyrff cyhoeddus.
  2. O dan y Ddeddf, gall unrhyw un wneud cais ysgrifenedig am wybodaeth gofnodedig a gedwir gan neu ar ran Cwmni Egino.
  3. Rhaid i Gwmni Egino ddarparu’r wybodaeth o fewn 20 diwrnod gwaith, oni bai bod un o’r eithriadau yn y Ddeddf yn berthnasol. Mewn rhai amgylchiadau gellir caniatáu 20 diwrnod gwaith ychwanegol i ystyried prawf budd y cyhoedd.
  4. Mae’r polisi hwn yn nodi sut y bydd Cwmni Egino yn:
  5. delio â cheisiadau FOIA
  6. cyhoeddi gwybodaeth benodol am weithgareddau Cwmni Egino (cynllun cyhoeddi)
  7. rheoli cwynion am ein triniaeth o geisiadau FOIA
  8. Nid yw’r polisi’n berthnasol i geisiadau am ddata personol unigolion eu hunain o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018.

Gweithdrefn a Chanllawiau

Cyfrifoldebau

  1. Mae’r Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am reoli a chydlynu’r ymateb i geisiadau FOIA a sicrhau bod ceisiadau’n cael eu trin yn unol â’r Ddeddf.
  2. Mae pob gweithiwr yn gyfrifol am sicrhau bod ceisiadau am wybodaeth sy’n dod o dan gwmpas y Ddeddf yn cael eu hanfon at y Pennaeth Gweithrediadau cyn gynted ag y byddant yn eu derbyn.
  3. Mae’r Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am gydlynu’r ymateb i bob cwyn o dan y Ddeddf.

Cynllun cyhoeddi

  1. Mae’r Swyddog Diogelu Data yn rheoli ceisiadau FOIA yn unol â’r Cod Ymarfer a gyhoeddwyd o dan adran 45 o’r Ddeddf.
  2. Y llwybrau pwrpasol ar gyfer ceisiadau am wybodaeth yw:
  3. E-bost: info@cwmniegino.wales
  • Post: Cwmni Egino Cyfyngedig, Llywodraeth Cymru, Doc Fictoria, Caernarfon, Gwynedd, Cymru, LL55 1TH

Rhaid i geisiadau FOIA:

  • bod yn ysgrifenedig
  • cynnwys enw’r ceisydd
  • cynnwys cyfeiriad dilys ar gyfer gohebiaeth (mae cyfeiriad e-bost yn ddilys)
  • disgrifiwch y wybodaeth y gofynnwyd amdani
  • cael ei dderbyn mewn ffurf ddarllenadwy
  • Gellir cyflwyno ceisiadau EIR ar lafar
  1. Nid oes rhaid i geisiadau FOIA gyfeirio’n uniongyrchol at y Ddeddf na bod yn unig neu brif thema gohebiaeth y ceisydd.
  2. Fel arfer, bydd y Swyddog Diogelu Data yn cydnabod derbyn ceisiadau o fewn dau ddiwrnod gwaith.
  3. Bydd Cwmni Egino yn ymateb i geisiadau am wybodaeth o fewn 20 diwrnod gwaith gan ddechrau o’r diwrnod ar ôl derbyn y cais. Os yw’n debygol y bydd yr ymateb yn cymryd mwy o amser na hyn, er enghraifft, oherwydd bod angen i Gwmni Egino ystyried y prawf budd y cyhoedd, bydd Cwmni Egino yn cynghori’r ceisydd ac yn ei hysbysu am gynnydd.
  4. Os nad yw Cwmni Egino yn glir ynglŷn ag unrhyw bwynt yn y cais, cysylltir â ‘r ceisydd i ofyn am eglurhad. Os na ddarperir eglurhad o fewn 20 diwrnod gwaith, ac os na all Cwmni Egino symud ymlaen â’ r cais, neu ran o’r cais o ganlyniad, byddwn yn cymryd yn ganiataol nad oes angen y cais neu ran o’r cais mwyach.
  5. Os nad yw Cwmni Egino yn dal y wybodaeth y gofynnwyd amdani ond yn credu y gallai corff cyhoeddus arall ei dal, bydd yn cynghori’r ymgeisydd i gysylltu â’r awdurdod cyhoeddus arall yn uniongyrchol. Fel arall, gall Cwmni Egino drosglwyddo’r cais i’r awdurdod cyhoeddus hwnnw a hysbysu’r ymgeisydd yn unol â hynny.

Esemptiadau

  1. Mae’r Ddeddf yn cynnwys nifer o eithriadau sy’n caniatáu i Gwmni Egino atal gwybodaeth rhag ceisydd mewn rhai amgylchiadau, er enghraifft, lle:
  2. Gwybodaeth am unigolion byw y mae ei phrosesu wedi’i chynnwys o dan y Ddeddf Diogelu Data.
  3. Gwybodaeth a allai beryglu iechyd a diogelwch y gweithlu neu’r cyhoedd.
  4. Gwybodaeth a allai niweidio buddiannau masnachol y sefydliad.
  5. Gwybodaeth a fyddai’n niweidio atal neu ganfod trosedd neu erlyn troseddwyr.
  6. Gwybodaeth ynghylch achosion cyfreithiol neu ymchwiliadau sy’n cael eu cynnal gan y sefydliad a allai arwain at achosion troseddol neu sifil.
  7. Gwybodaeth a gedwir o dan rwymedigaeth cyfrinachedd.
  8. Gallai gwybodaeth a ystyrir yn gyfrinachol a’i datgelu beri risg i ddiogelwch cenedlaethol.
  9. Gwybodaeth a gyhoeddir yn rhywle arall neu y bwriedir ei chyhoeddi yn ddiweddarach (e.e. fersiynau drafft o ddogfennau, gwybodaeth sy’n destun gwelliant neu gymeradwyaeth gan Gwmni Egino).
  10. Mae nifer o’r eithriadau uchod wedi’u cymhwyso gan eu bod ond yn berthnasol lle mae budd y cyhoedd o gynnal y wybodaeth yn drech na budd y cyhoedd o’i datgelu. Mewn geiriau eraill, gofynnir i ni asesu a yw cynnal cyfrinachedd y wybodaeth yn gwasanaethu lles cyhoeddus mwy na chaniatáu i’r wybodaeth honno gael ei darlledu. Yn ymarferol, mae prawf budd y cyhoedd yn cynnwys ystyried amgylchiadau pob achos penodol a’r eithriad sy’n cwmpasu’r wybodaeth ond yn gyffredinol bydd y cydbwysedd o blaid datgelu. Pan fydd er lles y cyhoedd, bydd Cwmni Egino yn rhyddhau gwybodaeth.
  11. Pan gaiff gwybodaeth ei hatal, dywedir wrth y ceisydd pa eithriadau sydd wedi’u cymhwyso a pham.

Ymgynghori â thrydydd partïon

  • Os yw datgelu’r wybodaeth y gofynnwyd amdani yn debygol o effeithio ar fuddiannau trydydd partïon, gall Cwmni Egino gysylltu â’r bobl hynny cyn penderfynu a yw eithriad yn berthnasol ai peidio.

Taliadau

  1. Nid yw Cwmni Egino yn codi tâl am gydymffurfio â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth. Fodd bynnag, yn unol â Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Priodol) 2004, nid oes rhaid i Cwmni Egino gydymffurfio â chais os amcangyfrifir y byddai cost cydymffurfio yn fwy na £450 (y ‘terfyn priodol’), sy’n cyfateb i 18 awr o waith ar gyfradd statudol o £25 yr awr.
  2. Lle amcangyfrifir bod cais yn fwy na’r ‘terfyn priodol’, bydd Cwmni Egino yn rhoi cyngor a chymorth rhesymol i’r ceisydd i newid neu gulhau’r cais os yw hyn yn bosibl.

Ceisiadau ac Achosion Adolygiad Mewnol

  1. Mae Cwmni Egino yn dilyn yr arfer gorau a’r canllawiau a ddarperir gan God Ymarfer y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth ac mae ganddo weithdrefn ar waith ar gyfer delio ag anghydfodau ynghylch ei driniaeth o geisiadau am wybodaeth. Bydd yr anghydfodau hyn yn cael eu trin fel cais am ‘adolygiad mewnol’.
  2. Yn unol â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, rhoddir gwybod i Ymgeiswyr yn yr hysbysiad penderfyniad gwreiddiol ar gyfer eu cais am wybodaeth am ein gweithdrefn adolygu fewnol.
  3. Hysbysir yr Ymgeisydd hefyd am ei hawl i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os nad yw’n fodlon â chanlyniad ei gais am adolygiad mewnol.
  4. Yn debyg iawn i’r weithdrefn cais am wybodaeth, bydd yr Ymgeisydd yn cael gohebiaeth cydnabod ac, yn dilyn casgliad yr adolygiad mewnol, llythyr eglurhaol a hysbysiad penderfyniad (a fydd yn cadarnhau a yw’r penderfyniad gwreiddiol wedi’i gadarnhau, wedi’i gadarnhau’n rhannol neu heb ei gadarnhau).
  5. Mae angen gwneud cais am adolygiad mewnol yn ysgrifenedig. Nid oes fformat rhagnodedig y mae angen ei ddilyn, fodd bynnag, mae angen mynegi eich bod yn gofyn am adolygiad o’r fath.
  6. Mae’n arferol derbyn cais am adolygiad mewnol o fewn 40 diwrnod gwaith i ddyddiad yr hysbysiad penderfyniad gwreiddiol. Ni fydd Cwmni Egino yn derbyn cais o’r fath ar ôl y dyddiad hwn.
  7. Y cyfnod amser ar gyfer cydymffurfio â chais am adolygiad mewnol yw 20 diwrnod gwaith ar gyfer dyddiad cais dilys.
  8. Os oes angen egluro ‘cwmpas’ y cais am adolygiad mewnol, bydd yr Ymgeisydd yn cael gwybod cyn gynted â phosibl.
  9. Bydd y cais yn cael ei ohirio nes bod Cwmni Egino wedi derbyn yr eglurhadau angenrheidiol a bydd yr amserlen o 20 diwrnod gwaith i gydymffurfio yn dod i ben.
  10. Os na dderbynnir ymateb o fewn un mis calendr o’r dyddiad y cafodd y cais ei ohirio, caiff ei dynnu’n ôl.
  11. Bydd y gwneuthurwr penderfyniadau ar gyfer yr adolygiad mewnol yn berson gwahanol i’r un a wnaeth y penderfyniad gwreiddiol.
  12. Mae pob cais am wybodaeth yn cael ei gydlynu gan y Swyddog Diogelu Data.
  13. Dylid gwneud cwynion yn ysgrifenedig o fewn 20 diwrnod gwaith i ymateb Cwmni Egino i gais Rhyddid Gwybodaeth a’u hanfon at:
  14. Bydd Cwmni Egino yn cydnabod cwynion o fewn 5 diwrnod gwaith.
  15. Bydd cwynion yn cael eu hadolygu gan y Rheolwr Busnes neu Gyfarwyddwr Anweithredol yn ôl disgresiwn Cwmni Egino yn dibynnu ar natur y gŵyn. Anfonir ymateb o fewn 20 diwrnod. Mewn amgylchiadau eithriadol gellir ymestyn hyn hyd at 40 diwrnod ychwanegol. Rhaid hysbysu’r achwynydd am unrhyw gynnydd yn yr amser a gymerir i ymateb i’w gŵyn. Byddwn bob amser yn anelu at ymateb i gwynion o fewn 20 diwrnod.
  16. Ym mhob achos, os nad yw’r ceisydd yn fodlon â’r penderfyniad terfynol, gallant apelio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Tŷ Wycliffe
Lôn y Dŵr
Wilmslow
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113
E-bost: wales@ico.org.uk